De dienst Omgevingsvergunningen is verhuisd van Huis van de Bruggeling naar Oostmeers 17
Sinds afgelopen maandag 9 januari kunnen Bruggelingen met vragen over omgevingsvergunningen worden geholpen in het nieuwe loket in Oostmeers 17. Eerder konden ze hiervoor enkel in het Huis van de Bruggeling terecht. “Begin 2020 werden de krijtlijnen uitgetekend voor een hervorming van de cluster Omgeving van Stad Brugge. De verhuis van het omgevingsloket vormt het sluitstuk van deze hervorming. Sinds 9 januari kunnen mensen met vragen over omgevingsvergunningen dus terecht in het nieuwe loket in de Oostmeers 17. Dit vormt tegelijkertijd de start van een nieuwe dienstverlening”, zegt schepen van Ruimtelijke Ordening Franky Demon.
Cluster Omgeving
De hervorming van de cluster betekent voor de medewerkers een nieuwe manier van samenwerken. Zo werd de behandeling van de milieu- en ruimtelijke aspecten in eenzelfde aanpak en in eenzelfde dienst Omgevingsvergunning ondergebracht, terwijl dit voordien door twee afzonderlijke diensten werd opgevolgd.
“In dit veranderingsproces werden drie verschillende zaken voor ogen gehouden: oplossingsgericht werken, klantgerichte focus en efficiëntie. Ook de gevestigde waarden stelden we daarbij in vraag. Zo bleek de fysieke spreiding van de dienst, met een loket in het Huis van de Bruggeling en de technische expertise in de gebouwen aan de Oostmeers, de kwaliteit van de dienstverlening eigenlijk niet ten goede te komen”, zegt schepen van Ruimtelijke Ordening Franky Demon.
Nieuw loket Oostmeers
Het Huis van de Bruggeling staat garant voor vlotte en efficiënte klantgerichte dienstverlening. Voor de complexere vragen die aan het vroegere loket van de dienst Omgevingsvergunningen werden gesteld, bleek de afstand tot de technische experten in de Oostmeers dus toch een nadeel. “Daarom kozen we ervoor om het loket terug te brengen naar de gebouwen aan de Oostmeers, in een nieuw ingericht lokaal”, zegt schepen Franky Demon. “De afgelopen maanden werden deze gebouwen dan ook grondig verbouwd om onze klanten in een aangenaam en modern kader te kunnen ontvangen.”
Schepen van Facilitair Beheer Minou Esquenet: “Om een klantgerichte dienstverlening te kunnen aanbieden, was een duidelijk onthaal met balieruimte, wachtruimte en aangekoppelde overlegruimtes nodig. Parallel aan deze nood worden binnen de Stad stappen gezet naar hybride werken: telewerk wordt gecombineerd met werken op de werkvloer. Dit betekent dat we de werkplekken van onze medewerkers herdenken en herinrichten. Stiltewerkplekken, samenwerkplekken, landingsplekken, ruimte voor hybride vergaderingen … het zijn allemaal vernieuwende werkplekinrichtingen die horen binnen het hybride werken. Dit principe hebben we in Oostmeers 17 concreet uitgewerkt. We gaan uit van een bezettingsgraad van 70%. Hierdoor konden we meer ruimte creëren voor een duidelijk onthaal, met wachtruimte en met voldoende overlegruimtes.”
De verhuis van het loket naar Oostmeers 17 bracht heel wat werkzaamheden met zich mee. “In een eerste fase werden de interne verbouwingswerken uitgevoerd: het vernieuwen van de vloerbekleding, nieuwe ledverlichting en grondige schilderwerken. De vernieuwing van het sanitair, toegankelijk en genderinclusief, is volop in uitvoering. De herinrichting is bovendien duurzaam. We kochten slechts minimaal nieuw meubilair aan. Meer dan de helft van het meubilair is refurbished, zoals het baliemeubel bijvoorbeeld. Net geen derde van het meubilair zijn meubels die we opnieuw gebruiken. In een laatste fase wordt de toegang tot het gebouw nog geoptimaliseerd. Het gebouw krijgt dan terug een voordeur. Klanten zullen het kantoorgebouw via Oostmeers 17 kunnen binnengaan. De binnenkoer gaan we heraanleggen en we voorzien ook een nieuwe toegang via de parkingzijde”, zegt schepen van Facilitair Beheer Minou Esquenet.
Digitale aanmelding
“Ook nieuw is het digitaal aanmeldingssysteem. Wie een afspraak heeft met een medewerker van de dienst Omgevingsvergunningen zal zich bij aankomst digitaal kunnen aanmelden om daarna plaats te nemen in het nieuwe, gezellige wachtlokaal”, zegt schepen van Ruimtelijke Ordening Franky Demon. Aan de medewerker in kwestie wordt dan automatisch gemeld dat zijn of haar afspraak is aangekomen. Vervolgens begeleidt de medewerker de klant van de wachtruimte naar het lokaal van afspraak.
Waar de Oostmeers vroeger een doolhof was met meerdere ingangen en karakterloze gangen waarin het gemakkelijk verdwalen was, is er nu een duidelijke inkom met een gastvrij onthaal. De fysieke verhuis brengt dus ook een andere manier van het ontvangen van klanten met zich mee. Er wordt ook extra geïnvesteerd in digitale tools en opleidingen voor de medewerkers. Dit allemaal met een einddoel: een betere ervaring voor de klant.
Dienstverlening omgevingsvergunningen in Huis van de Bruggeling blijft
De verhuis van het loket naar de Oostmeers betekent echter geen stopzetting van de dienstverlening in het Huis van de Bruggeling. Op woensdagavond en zaterdag kunnen klanten nog steeds in het Huis van de Bruggeling terecht voor afspraken buiten de gebruikelijke kantooruren. Dit is handig voor wie zich tijdens de kantooruren moeilijk kan vrijmaken of bij meerdere loketten moet zijn.
Een afspraak maken is eenvoudig en kan via https://brugge.mijnafspraakmaken.be/. Op de bevestiging van de afspraak die de klant ontvangt, staat duidelijk de locatie vermeld. Het is dus belangrijk dat de klant op voorhand goed checkt wat de precieze plaats van afspraak is.