Buitenlandse documenten bij de gemeente: wanneer heb je een beëdigde vertaling nodig?

Een buitenlandse geboorteakte, een huwelijk dat je buiten België hebt gesloten of documenten voor een verhuis: bij een afspraak met de gemeente komt soms meer kijken dan je identiteitskaart meenemen. Voor inwoners van West-Vlaanderen die buitenlandse documenten moeten indienen, is één vraag bijzonder nuttig om vooraf te stellen: is een beëdigde vertaling nodig?

Het antwoord hangt af van het document, het land van afgifte en de procedure waarvoor je het gebruikt. Door eerst de vereisten bij de bevoegde dienst op te vragen, kun je gerichter documenten verzamelen en voorkom je dat je een vertaling bestelt die niet nodig is.

Begin bij de dienst die je dossier behandelt

Neem vóór je afspraak contact op met de dienst Burgerzaken van je stad of gemeente. Beschrijf wat je wilt regelen en vermeld welke buitenlandse documenten je al hebt. Vraag welke stukken nodig zijn, hoe recent ze moeten zijn en in welke taal ze worden aanvaard.

Een concreet voorbeeld vind je in Brugge. Op de stedelijke informatiepagina over het registreren van een buitenlands huwelijk staat dat een anderstalige akte in België door een beëdigd vertaler naar het Nederlands moet worden vertaald. Ook de ouderdom en de authenticatie van de akte komen daar aan bod. Vraag daarbij of voor jouw document een vrijstelling geldt, bijvoorbeeld op basis van Europese regels.

Die controle is ook zinvol wanneer je in Oostende, Kortrijk of een andere West-Vlaamse gemeente woont. Gebruik de documentenlijst voor jouw eigen procedure als vertrekpunt.

Wat maakt een vertaling beëdigd?

Een beëdigde vertaling wordt gemaakt door een vertaler die bevoegd is om in die hoedanigheid op te treden. De vertaling bevat onder meer een beëdigingsverklaring en identificatiegegevens van de vertaler. Het gaat dus om meer dan een tekst die vlot leest in een andere taal.

Een eigen vertaling of een versie uit een vertaalapp kan helpen om een document te begrijpen. Wanneer de gemeente een beëdigde vertaling vraagt, volstaat zo’n versie echter niet.

Wie ondersteuning zoekt bij officiële documenten, kan bij Legitum voor beëdigde vertalingen terecht. Bezorg bij een aanvraag ook de instructies van de ontvangende dienst, zodat duidelijk is voor welke procedure en taal de vertaling nodig is.

Soms biedt een meertalig formulier uitkomst

Voor bepaalde openbare documenten die in een EU-land zijn afgegeven en in een ander EU-land worden voorgelegd, bestaan vereenvoudigde regels. Denk aan documenten over geboorte, huwelijk of woonplaats die binnen het toepassingsgebied van de Europese regeling vallen.

Bij de instantie die het document afgeeft, kun je voor bepaalde documenten een meertalig modelformulier aanvragen. Dat dient als vertaalhulp en wordt samen met het oorspronkelijke document ingediend. Het is geen zelfstandig vervangdocument.

Zo’n formulier kan een afzonderlijke vertaling overbodig maken. In uitzonderlijke gevallen kan de ontvangende overheid toch een gewaarmerkte vertaling vragen als de inhoud onvoldoende duidelijk is. Vraag daarom eerst of deze mogelijkheid voor jouw akte bruikbaar is. De regeling geldt niet automatisch voor alle buitenlandse documenten.

Vertaling en apostille hebben elk hun functie

Bij het verzamelen van documenten kom je mogelijk ook de woorden ‘apostille’ en ‘legalisatie’ tegen. Een vertaling maakt de inhoud toegankelijk in een andere taal. Legalisatie bevestigt de echtheid van een handtekening en, waar van toepassing, de hoedanigheid van de ondertekenaar en het zegel of de stempel. Ze bevestigt niet dat de inhoud van het document juist is.

Een apostille is een vereenvoudigde vorm van die authenticatie. Of ze nodig is, hangt onder meer af van het land, het soort document en eventuele vrijstellingen. Voor openbare documenten die onder de betrokken Europese regeling vallen, mag bij gebruik in een ander EU-land geen apostille worden geëist.

Laat dus vooraf nagaan welke stappen voor het origineel én voor de vertaling gelden. Zo voorkom je dat je na het vertalen nog bijkomende documenten moet laten verwerken.

Bereid je aanvraag zorgvuldig voor

Zodra de vereisten duidelijk zijn, kun je de vertaler een volledig dossier bezorgen. Dat maakt het eenvoudiger om een prijs en een haalbare leveringstermijn af te spreken.

• Maak leesbare scans van alle pagina’s, inclusief de achterkant als daarop tekst, stempels of aantekeningen staan.

• Vermeld de oorspronkelijke taal, de gevraagde vertaaltaal en de dienst waarvoor het document bestemd is.

• Geef de datum van je afspraak of uiterste indieningsdatum door.

• Wijs op verschillen in de schrijfwijze van namen tussen documenten, zodat de vertaler die kan beoordelen.

• Vraag of je een digitaal ondertekend bestand, een papieren exemplaar of beide nodig hebt.

Bewaar ook de originele documenten. Een scan voor een offerte betekent niet automatisch dat de gemeente later met een kopie genoegen neemt.

Voor een concrete vertaalaanvraag kun je Legitum Language Services de documenten en de ontvangen instructies bezorgen. Vraag vooraf bevestiging van de prijs, de leveringsvorm en de termijn. Houd daarbij ruimte voor de verdere behandeling door de gemeente: de levering van een vertaling en de afronding van je administratieve dossier zijn afzonderlijke stappen.