E-facturatie is nu verplicht: wat verandert er voor zelfstandigen in de streek

Wie een eigen zaak heeft, heeft het de voorbije maanden ongetwijfeld voorbij zien komen. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen. De papieren factuur en de pdf in de mailbox zijn voor die transacties niet langer voldoende. Voor de meeste zelfstandigen bleek de overstap uiteindelijk minder ingrijpend dan gevreesd. Maar er zijn nog altijd zaken waar het misloopt, meestal om dezelfde redenen.

Waar het precies over gaat

Een gestructureerde e-factuur is geen pdf. Het is een bestand waarin elk gegeven in een vast veld staat, zodat de software van je klant het automatisch kan inlezen zonder dat iemand iets moet overtypen. In België verloopt die uitwisseling standaard via het Peppol-netwerk.

De verplichting geldt voor binnenlandse facturen tussen btw-plichtige ondernemingen. Factureer je aan particulieren, dan mag een pdf voorlopig gewoon nog. Wie zowel aan bedrijven als aan particulieren verkoopt, werkt dus in de praktijk met twee sporen naast elkaar.

Belangrijk detail dat vaak over het hoofd wordt gezien: ook als je zelf enkel aan particulieren verkoopt, moet je e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Ontvangen is met andere woorden even relevant als versturen.

De struikelblokken in de praktijk

Het eerste probleem is registratie. Je software moet aangesloten zijn op Peppol via een toegangspunt. Bij de meeste moderne facturatiepakketten gebeurt dat automatisch bij het aanmaken van je account, maar wie nog met Word of Excel werkt, heeft daar niets aan.

Het tweede probleem is de kwaliteit van je klantgegevens. Een gestructureerde factuur moet naar het juiste ondernemingsnummer. Verouderde of onvolledige gegevens in je klantenbestand leiden nu tot facturen die niet aankomen, terwijl een pdf vroeger gewoon in een mailbox belandde en iemand hem wel doorstuurde.

Het derde is de eigen boekhouding. Wie inkomende e-facturen automatisch laat inlezen, moet één keer goed instellen hoe die worden verwerkt. Dat kost een middag en scheelt daarna elke maand tijd.

Een vierde punt betreft de facturen die je zelf ontvangt. Waar een leverancier vroeger een pdf mailde die je in een map zette, komt die factuur nu rechtstreeks in je software binnen. Wie daar geen vast controlemoment voor inricht, mist er af en toe een.

Wat je nu nog kunt regelen

De tolerantieperiode die de FOD Financiën in de eerste maanden van 2026 hanteerde, is voorbij. Wie niet in orde is, riskeert administratieve boetes die per overtreding oplopen.

Ben je er nog niet uit, dan zijn de stappen overzichtelijk. Controleer of je facturatiesoftware Peppol ondersteunt en of je effectief geregistreerd bent. Test daarna één factuur naar een klant die er al mee werkt. En werk je klantenbestand bij, want daar zit meestal het meeste achterstallig onderhoud.

Aanbieders van facturatiesoftware voor de Belgische markt, zoals wefact.be, hebben dit standaard ingebouwd. Werk je met een boekhouder, vraag dan welk pakket het beste aansluit op wat hij gebruikt, zodat er geen dubbel werk ontstaat.

Werk je met een klantenbestand dat over verschillende plekken verspreid staat, een boekhoudprogramma, een Excel en je mailbox, dan is dit het uitgelezen moment om dat samen te brengen. De verplichting is vervelend, maar ze dwingt wel tot opruimen.

Er staat ook iets tegenover

De overheid voorzag ondersteuning voor zelfstandigen en kleine ondernemingen die in digitale facturatie investeren, onder meer via een verhoogde kostenaftrek voor facturatiesoftware. De concrete voorwaarden en periodes bespreek je best met je boekhouder, want die hangen af van je situatie en van het inkomstenjaar.

En los van de regelgeving levert het gewoon tijd op. Geen facturen meer overtypen, minder fouten in bedragen en btw-tarieven, en een administratie die na een maand nog klopt. Voor wie de omslag eenmaal gemaakt heeft, is dat het echte voordeel.